• Algemene verordening gegevensbescherming

  •  

    Doel VV Heijen

    VV Heijen faciliteert het in verenigingsverband beoefenen van de sport voetbal in Heijen. Als vereniging zijn wij aangesloten bij de KNVB. Vanuit deze bond worden voor de spelende leden competities verzorgd. Onze leden zijn daarom tevens aangemeld als lid bij de KNVB.

     

    Gegevens

    Om de vereniging goed te kunnen laten functioneren is tbv een aantal concrete doelen en activiteiten een persoonsadministratie aangelegd. De gegevens worden vastgelegd met de volgende doelen voor ogen:

    1. Contributieafdracht aan VV Heijen;

    2. Contributie afdracht aan de KNVB;

    3. Teamindeling;

    4. Berichtgeving tbv activiteiten in clubverband aan de spelende leden;
      Berichtgeving tbv vrijwilligersactiviteiten aan de vrijwilligers en indelingen / planningen;

    5. Communicatie met sponsoren;

    6. Uitbetaling vergoedingen daar waar afgesproken;

    7. Administratie bestuursleden Kamer van Koophandel.

    ad 1. Contributieafdracht aan VV Heijen

    Onze leden betalen contributie, hetzij als spelend lid, hetzij als steunend lid. Een deel van die contributie wordt afgedragen aan de KNVB. Onze leden zijn speelgerechtigd als ze bij de bond als spelend lid zijn aangemeld en als voor hen contributie wordt afgedragen. Deze gegevens liggen vast in het programma Sportlink. Dit pakket is toegankelijk voor de ledenadministrateurs en de leden van de financiële commissie  en beveiligd middels een wachtwoord.  

    Om de contributie te innen zijn de volgende gegevens vastgelegd:

    Incassogegevens

    Achternaam.

    Geboortedatum (contributie is leeftijdsafhankelijk).

    Ingangsdatum lidmaatschap.

    IBAN / bankrekeningnummer ->
    (ouders/verzorgers igv spelers jonger dan 16).

    Tenaamstelling bankrekeningnummer.





    ad 2. Contributieafdracht aan de KNVB

    Om namens de club voldoende contributie af te dragen aan de KNVB wordt per lid achternaam en geboortedatum doorgegeven. Contributie is immers leeftijdsafhankelijk. 

    Omdat leeftijd bepalend is voor het mogen uitkomen in de verschillende jeugdteams wordt aan de bond naast de geboortedatum ook het team doorgegeven waarin de speler uitkomt. Voor alle spelers geldt dat deze via het programma Sportlink worden geüpload. Dit programma is een programma dat de KNVB verplicht stelt tbv de interactie met de betreffende bond. De bond sluit tbv verwerking van de data, aangeleverd via Sportlink, een verwerkersovereenkomst met Sportlink.
    Zie link->  https://www.voetbal.nl/privacy-informatie-knvb

    Het gaat bij de aanlevering om de volgende gegevens: de pasfoto, voor- en achternaam en geboortedatum, team waarin speler is ingedeeld. Deze registratie in Sportlink is voor de scheidsrechters dé manier om te controleren of spelers daadwerkelijk speelgerechtigd zijn voor het team waarin ze uitkomen.  Deze gegevens worden ingevoerd en aangeleverd via in het programma Sportlink.

    Lidmaatschapsgegevens bond

    Achternaam.

    Voornaam.

    Geboortedatum (contributie is leeftijdsafhankelijk).

    Pasfoto (tbv Sportlink waarop alle spelers middels pasfoto en voor-   
        achternaam zichtbaar zijn.

    Team waarin ingedeeld.

     

    Spelers kunnen hun eigen gegevens zien in Sportlink. In Sportlink kunnen spelers zelf aangegeven of hun gegevens al dan niet moeten worden afgeschermd. De bewerking die de KNVB via Sportlink uitvoert, is vastgelegd in een bewerkingsovereenkomst die de KNVB met Sportlink als bewerker heeft afgesloten namens de individuele verenigingen en in dit geval dus ook namens VV Heijen.

     

    ad 3. Teamindeling

    Spelers worden jaarlijks ingedeeld in teams op grond van hun leeftijd en prestaties. Tbv deze teamindeling wordt per speler vastgelegd in welk team de speler is ingedeeld. Alle lidmaatschapsgegevens zijn vastgelegd in Sportlink.

    Lidmaatschaps- en Indelingsgegevens

    Achternaam.

    Voornaam.

    Geboortedatum (indeling is leeftijdsafhankelijk).

    Ingangsdatum lidmaatschap.

    Wel/niet eerder lid geweest van andere vereniging (inschrijving mag pas
        plaatsvinden na voldoen contributie andere vereniging en in KNVB-
        verband wordt vaak het bestaande lidmaatschapsnummer
        vastgehouden).

    Team waarin ingedeeld.

     

    ad 4. Berichtgeving tbv activiteiten in clubverband aan de spelende leden
              Berichtgeving tbv vrijwilligersactiviteiten aan de vrijwilligers en indelingen / planningen

    Ivm de communicatie en informatie heeft VV Heijen het e-mailadres en telefoon- en adresgegevens van de leden vastgelegd om hen te kunnen voorzien van clubinformatie hetzij digitaal hetzij via de post. De communicatie naar de leden vindt plaats via de secretaris van de vereniging. Daarnaast worden deze data gebruikt voor maken van indelingen van vrijwilligers, roostering van vrijwilligers activiteiten en acties, planningen van speciale projecten en evenementen. Omdat leden bij verhindering onderling moeten kunnen ruilen in de roosters, zijn de e-mailgegevens openbaar gemaakt bij het verspreiden van roosters. In alle andere gevallen worden grootschalige e-mail communicaties via een BCC mail verzonden. De basis-administratie van de communicatiedata staat in Sportlink. Dit bestand is toegankelijk voor de ledenadministrateurs. De volgende gegevens zijn hiervoor vastgelegd

    Communicatiegegevens

    Achternaam.

    Voornaam.

    Geboortedatum (informatie is soms leeftijdsafhankelijk).

    Adres (straat, huisnummer, postcode, woonplaats).

    E-mailadres.

    Telefoonnummer.



    ad 5. Communicatie met sponsoren

    Om voor VV Heijen overzicht te hebben van de sponsoren en hun bijdrage en contactpersonen is een sponsoradministratie opgezet in Sportlink. Hierin worden relevante sponsorgegevens geregistreerd zoals contactpersonen, sponsorpakket, sponsoractiviteiten. Dit pakket is toegankelijk via een wachtwoord voor de leden van de financiële commissie die verantwoordelijk zijn voor het innen van de sponsorgelden. 

    Sponsorgegevens

    Bestuurder sponsor: achternaam, voornaam.

    Adres (straat, huisnummer, postcode, woonplaats).

    Naam bedrijf.

    Bezoekadres bedrijf.

    Logo.

    E-mailadres.

    Sponsorpakket.

    IBAN /bankrekeningnummer.







    Ad 6. Administratie werknemers 

    VV Heijen heeft een beperkt aantal mensen in dienst. Het betreft dan betaalde trainers. Periodiek vindt betaling plaats conform het afgesproken contract en wordt loonbelasting ingehouden. Deze data wordt vastgelegd in Sportlink en is toegankelijk voor de leden van de financiële commissie.

    Werknemersgegevens

    Naam werknemer.

    Adres.

    Woonplaats.

    Telefoonnummer.

    E-mailadres.

    IBAN rekeningnummer.

    BSN nummer.

    Contractgegevens.



    ad 7. Bestuursleden van VV Heijen

    VV Heijen heeft haar bestuursleden ingeschreven bij de KvK. Indien noodzakelijk worden de bestuurders ook weer uitgeschreven. 

    Bestuursgegevens

    Naam.

    Adres.

    Woonplaats.

    Geboortedatum.

    BSN nummer.

    Functie binnen bestuur.

    Kopie van KVK inschrijving.













    Organisatie gegevensverwerking

    Bestuursverantwoordelijkheid

    Het bestuur is gezamenlijk verantwoordelijk voor de bescherming van de privacy en heeft daartoe dit privacyreglement goedgekeurd en gepubliceerd. Dit betekent dat het bestuur verwerkings-verantwoordelijk is terwijl de ledenadministrateurs de verwerker zijn. Binnen het bestuur neemt 1 functionaris dit onderwerp in portefeuille. Dat zal de secretaris voor zijn rekening nemen.
    De extra rol verbonden aan deze portefeuille is:

    • Bijhouden privacy-regelgeving

    • Aanpassen privacy-reglement indien noodzakelijk;

    • Instrueren personen die persoonsgegevens beheren binnen beide afdelingen;

    • Behandeling klachten verwerking persoonsgegevens;

    • Afhandeling verzoeken gericht op uitoefening van rechten van betrokkenen;

    • Melding maken van eventuele datalekken.

    • Samen met administrateurs verder professionaliseren datamanagement ledenadministratie.

     

    Gegevensadministratie / Ledenadministratie

    De ledenadministrateur is verantwoordelijk voor de ledenadministratie. 

    De commissie Financiën is verantwoordelijk voor de incassodata contributie en incassodata sponsoren.
    De commissie Financiën is ook verantwoordelijk voor de uitbetaling van de personen die in loondienst van de vereniging hun werkzaamheden verrichten. 

     De sponsoradministratie is in beheer bij de sponsorcommissie en wordt gevoerd door de leden van de sponsorcie. Contactpersoon -> commissielid Sponsorcommissie en tevens bestuurslid. 

    Om te zorgen dat we binnen de vereniging blijvend voldoen aan de privacy-wetgeving en onze data-verwerking daar waar nodig verbeteren, organiseren we 2 maal per jaar een vergadering waarin de commissieleden die persoonsdata beheren bij elkaar komen en met elkaar vaststellen:

    1. Voldoet de werkwijze van de persoonsadministratie nog?

    2. Voldoen wij nog aan de werkwijze?

    3. Welke problemen komen we tegen en dienen te worden opgelost?

    4. Welke ondersteuning is nodig?

    5. Welke oplossingen kunnen we hiervoor implementeren?

    6. Van deze vergadering wordt verslag gelegd en een actielijst opgesteld , deze gaan in cc naar het bestuur van VV Heijen.





    Filmen op het sportpark

    Om wedstrijden te kunnen analyseren en voor- en na te bespreken, wordt soms op het sportpark van VV Heijen door de eigen vereniging gefilmd.
    Mocht u ernstig bezwaar hebben om gefilmd te worden, kunt u dit kenbaar maken bij de trainersstaf of een van de bestuursleden. Men draagt er dan zorg voor, dat de beelden worden verwijderd. 

     

    Reglement

    Bij onze persoonsadministratie horen een aantal protocollen, deze leggen we onderstaand uit:

    Minderjarigen: Indien je je als minderjarige wilt registreren dien je hiertoe expliciete toestemming van je ouder/verzorger of voogd te overleggen.

     

    Recht op inzage: Indien een persoon zijn gegevens wil inzien, kan hij contact opnemen met de ledenadministrateur. Deze kan hem zijn gegevens laten doornemen. Het lid kan om inzage vragen per mail. Er wordt een tijdstip afgesproken wanneer inzage kan plaatsvinden.
    De ledenadministrateur maakt een print van de betreffende gegevens en overhandigt deze persoonlijk aan het aanvragende lid. De gegevens worden nooit per mail verstrekt.

    Recht op correctie: Indien een persoon zijn gegevens wil laten corrigeren kan dat per mail aangevraagd worden bij de ledenadministrateur. De persoon geeft per mail zijn oude gegevens door en wat zijn nieuwe gegevens moeten worden. De ledenadministrateur corrigeert de gegevens en bevestigt per mail aan de aanvragende persoon de nieuwe gegevens. De mail met de aanvraag en de bevestiging hierop, wordt minimaal 1 jaar bewaard in de ledenadministratie.  Op deze manier kan de aanvrager van de correctie vaststellen dat de gegevens zijn gecorrigeerd.   

    Recht op verwijdering: Indien een persoon zijn gegevens wil verwijderen uit de ledenadministratie kan dat alleen  als daarmee het lidmaatschap wordt opgezegd en alle financiële zaken (openstaande contributie of boetes, ook richting KNKV of KNVB) volledig zijn afgewikkeld. De ledenadministrateur  controleert dit bij de commissie Financiën en bevestigt vervolgens de verwijdering van de gegevens aan het lid en bewaart deze mail gedurende 1 jaar. 

    Recht op beperking van de verwerking: Dit geldt in de volgende situaties:
    * gegevens zijn mogelijk onjuist;
    * de verwerking is onrechtmatig;
    * gegevens zijn niet meer nodig;
    * betrokkene maakt bezwaar.
    Er worden alleen gegevens bewaard die strikt noodzakelijk zijn voor het lidmaatschap. 

    Recht op bezwaar: Indien een persoon bezwaar maakt tegen vastlegging van zijn gegevens kan hij hiertoe schriftelijk zijn bezwaar met toelichting kenbaar maken bij de portefeuillehouder Privacy-beveiliging, zijnde de secretaris in het bestuur. Het bezwaar zal beoordeeld worden door de portefeuillehouder, zijnde secretaris en in overleg met de voorzitter worden afgewikkeld. 

    Overig: Een specifieke plek in dit document is ingeruimd voor foto’s. Bij inschrijving van nieuwe leden wordt specifiek om toestemming gevraagd voor vastlegging, daarnaast wordt gevraagd of leden, dan wel ouders / verzorgers geen bezwaar hebben voor het gebruik van foto’s op de site van de VV Heijen. Het gaat dan om teamfoto’s en teamindelingsfoto’s, dan wel actiefoto’s vanuit een wedstrijd. Als een lid expliciet bezwaar heeft aangegeven op het inschrijfformulier tegen het publiceren van foto’s op de site, wordt dit vastgelegd. We proberen hier zo zorgvuldig mogelijk in te handelen. In de huidige context met veel activiteit op sociaal media is het niet mogelijk dit strikt te handhaven in alle gevallen. Als vereniging doen we hiervoor wel ons uiterste best. Indien een lid expliciet heeft aangegeven dat foto’s niet mogen worden gebruikt (buiten Sportlink om) en dit gebeurt onverhoopt toch, kan een lid bezwaar indienen bij de ledenadministrateur of bij het secretariaat. VV Heijen zal de foto dan, waar mogelijk, direct verwijderen. Verwijdering uit reeds gedrukte media of uit teamfoto’s is helaas niet mogelijk. In geval van teamfoto’s gaan we ervan uit dat een lid zelf zijn verantwoordelijkheid neemt en bij dergelijke fotosessies niet poseert. Bij plaatsing van foto’s buiten de officiële kanalen van de club (facebook, site, clubblad) wordt expliciet toestemming gevraagd. 

     

    Zorgvuldige administratie

    Onze administratie dient zorgvuldig te worden bijgehouden, dat betekent dus ook dat oude, niet meer relevante gegevens, worden verwijderd, dat we zorgvuldig omgaan met het gebruik van de gegevens en dat de administraties goed zijn beveiligd. We nemen hiertoe de volgende spelregels in acht:

    1. Oud-leden worden met einddatum lidmaatschap bewaard in de ledenadministratie. Doel hiervan de (e-mail)adressen te kunnen gebruiken bij de organisatie van feesten, jubilea, reünies. Indien een lid te kennen geeft, dat hij graag verwijderd wil worden uit de ledenadministratie bij beëindiging lidmaatschap, zal dit op basis van een schriftelijk verzoek direct gebeuren door de ledenadministrateur. Er wordt een lijst gemaakt van de verwijderde personen, zodat controleerbaar is welke personen zijn verwijderd. Dit gebeurt jaarlijks uiterlijk 31 december van enig jaar. 

    2. De ledenadministratie is vastgelegd op de laptop van de ledenadministrateur.

    3. Deze laptop is beveiligd met een virusscanner en een wachtwoord dat periodiek wordt gewijzigd.

    4. Er wordt van deze administratie jaarlijks een backup gemaakt. Deze wordt bewaard bij de ledenadministrateur. De backup wordt jaarlijks vervangen door een actuele versie. De oude versie wordt dan verwijderd. Zo is er op elk moment in tijd 1 backup van de administratie beschikbaar.

    5. De toegang tot de gegevens is beveiligd via een wachtwoord dat periodiek wordt gewijzigd.

    6. Op het moment dat we merken, dat via een beveiligingslek onze data bij onbevoegden terecht is gekomen wordt dit gemeld bij het secretariaat en voorzitter. Het secretariaat onderzoekt met de melder en met de ledenadministrateur de oorzaak van het datalek en lost het op. Principe is hierbij:

      1. ‘Kraan dicht’, dus lek dichten; alles wordt in het werk gesteld om de beveiliging te herstellen. 

      2. Dweilen’, dus schade inventariseren. Gericht binnen een dag na het ontdekken van het datalek aan de betrokken leden melden welke data gelekt is en 

      3. secretariaat informeert voorzitter en Autoriteit Persoonsgegevens.

     

    Vragen

    Mocht u na lezing van dit reglement nog vragen hebben dan kunt u zich per mail wenden tot
    vvheijenvoetbal@gmail.com